Pamo, banque de données marketing et commerciale

C'est votre mémoire commerciale, votre fonds de commerce ! Vous y enregistrerez toutes les informations utiles et utilisables sur vos clients, prospects, prescripteurs, interlocuteurs, abonnés, adhérents, affaires, projets, etc. Cette base de données s'alimente par la saisie manuelle au clavier, mais aussi par l'importation en provenance d'autres fichiers ou d'autres logiciels.

Pamo comporte plusieurs fichiers

Taillé pour l'action commerciale et personnalisable, Pamo possède en standard tous les fichiers nécessaires à une base de données marketing et commerciale performante. Mais vous n’utilisez (et ne voyez) que ceux qui vous sont utiles. Ils sont déjà tous paramétrés et les dessins-écrans des fiches sont faits. Vous choisissez simplement les éléments personnalisables pour adapter Pamo à vos spécificités. Vous effectuez vous-même votre personnalisation, très simplement et rapidement : vous n’avez pas besoin d’avoir des connaissances informatiques particulières.

Sociétés
Personnes morales ou sites : entreprises, administrations, associations, organisations, artisans, agences, commerçants, professions libérales, etc.  Vous n’utiliserez ce fichier que si vous vous adressez à des entités ayant chacune un ou plusieurs interlocuteurs. Lorsque vous ouvrez une fiche société, vous voyez tous les interlocuteurs auxquels vous vous adressez dans cette société ; mais aussi tous les historiques de tous les interlocuteurs de la société ; toutes les relances de tous les interlocuteurs de la société ; toutes les affaires de tous les interlocuteurs de la société ; toutes les pièces-jointes de la société, mais aussi toutes les pièces-jointes de tous les interlocuteurs de la société et de toutes les affaires de la société. Et ceci d’un seul coup d’œil dans la présentation expert de la fiche (voir une fiche société).

Interlocuteurs
Personnes physiques. C’est dans ce fichier que vous enregistrerez les renseignements propres aux individus, prospects et clients. Que ces personnes soient des professionnels, appartenant ou non à une société, ou des particuliers, ou encore des professions libérales, artisans, commerçants travaillant seuls, etc. Lorsque vous ouvrez une fiche interlocuteur (qu’il appartienne à une société ou non), vous voyez tous ses historiques (et uniquement ceux qui le concernent), toutes ses relances (et uniquement celles qui le concernent), toutes ses affaires (et uniquement celles qui le concernent), mais aussi toutes ses pièces-jointes et toutes celles des affaires qui le concernent. Et ceci d’un seul coup d’œil dans la présentation expert de la fiche (voir une fiche interlocuteur).

Affaires
A prendre au sens très large de vos activités, comme les projets, les services, les stages, les contrats, les matériels, les machines, les chantiers, etc. En fait, chaque affaire est un véritable dossier qui réunit tout ce qui la concerne (les différentes sociétés ou personnes intervenantes, les comptes-rendus des visites et appels téléphoniques, les courriers, fax et emails, les documents divers, y compris ceux qui sont réalisés avec d'autres logiciels : Word, Excel, dessins et photos, pdf, etc.). Bien sûr, vous ne l'utiliserez que si vous voulez suivre vos affaires, connaître à tous moments la consistance de votre portefeuille, évaluer la rentabilité de vos actions sur votre chiffre d'affaires. Une même affaire peut concerner plusieurs interlocuteurs de plusieurs sociétés différentes. Et un interlocuteur ou une société peut être concerné par aucune, une ou plusieurs affaires. Si vous ne l'utilisez pas, vous ne le verrez pas ! Lorsque vous ouvrez une fiche affaire, vous voyez tous les interlocuteurs et sociétés qui interviennent sur cette affaire (et uniquement ceux-ci), mais aussi tous les historiques qui concernent cette affaire (et uniquement ceux-ci), toutes les relances  qui concernent cette affaire (et uniquement celles-ci) et, toutes ses pièces-jointes. Et ceci d’un seul coup d’œil dans la présentation expert ou super-expert de la fiche (voir une fiche affaire).

Devis
En complément du fichier des affaires pour, soit enregistrer les informations sur les devis successifs, soit enregistrer les informations sur les composants de l'affaire (éléments de machines complexes, différentes prestations, etc.

Historiques
Un historique est un terme générique pour désigner tout évènement survenu entre un interlocuteur (ou plusieurs) et vous-même, (à votre initiative ou à la sienne). Dans ce fichier, vous enregistrerez tous vos contacts effectués. C'est la mémorisation du travail fait (le passé) : appels téléphoniques, visites, fax, mailing, emails, lettres, etc.). Ces enregistrements sont créés automatiquement par Pamo (envoi d'un mailing par lettres, fax ou emails ; d’un courrier, fax ou email isolé) ou bien manuellement (compte rendu de visite ou d'appel téléphonique). Un même historique (événement) peut concerner un seul interlocuteur (lettre, téléphone...) ou plusieurs interlocuteurs ou sociétés (visite, réunion, rendez-vous de chantier...). Un seul et même historique peut également concerner une ou plusieurs affaires. Et un interlocuteur ou une société ou une affaire peut avoir un nombre illimité d'historiques (voir une fiche historique).

Relances
Une relance est un terme générique pour désigner toute action que vous envisagez de faire. Vous pouvez programmer autant d’actions à réaliser que nécessaire. Chaque fiche relance est la mémorisation du travail à faire, (le futur), de vos prochains contacts. Ces relances sont créées automatiquement par Pamo (campagne de prospection téléphonique avec relance, mailing, etc.) ou bien manuellement (téléphoner à telle personne à telle date). Chaque relance peut donc être ponctuelle (c'est le résultat de cette relance qui décidera de la relance suivante, de la suite à donner) ou bien suivie automatiquement et par défaut d'une autre relance (un courrier de prospection est envoyé et, si le destinataire ne réagit pas dans les quinze jours, un email de relance est déclenché). Une même relance (prochaine action) peut concerner un seul interlocuteur (lettre, téléphone...) ou plusieurs interlocuteurs ou sociétés (visite, réunion rendez-vous de chantier...). Une seule et même relance peut aussi concerner une ou plusieurs affaires. Et un interlocuteur ou une société ou une affaire peut avoir un nombre illimité de relances (voir une fiche relance).

Equipements
Un équipement est tout type de prestations achetées, chez vous ou chez un de vos concurrents, par vos prospects ou clients. Vous n’utiliserez ce fichier que si vous voulez mémoriser les éléments possédés par vos clients et prospects, selon ce que vous vendez : matériels, machines, véhicules, contrats d'assurances, travaux de toutes sortes même immatériels (prestations de conseils, audits, conceptions publicitaires...). Ce fichier vous permet également de gérer des contrats de maintenance, des projets de renouvellement, des évolutions partielles, etc. (voir une fiche équipement).

Acteurs
Un acteur est un utilisateur direct ou indirect de Pamo. Dans ce fichier sont répertoriés tous vos collaborateurs, comme les commerciaux, les assistantes, les vendeurs, les téléactrices, les responsables (ou seulement vous-même si vous êtes seul). Vous attribuerez des niveaux d'accès ou de confidentialité à chaque acteur leur autorisant ou non l’utilisation de certaines fonctions, de ne voir que certaines fiches, etc.

Planning
Il est construit automatiquement par Pamo à partir des relances. Il indique pour chaque acteur et pour une période choisie (aujourd'hui, tel jour, semaine en cours, semaine prochaine, mois...) la charge détaillée de travail. Il permet à chacun d'aménager et préparer son plan de travail et, pour les relances téléphoniques, de les faire avec la fiche à l'écran (mise à jour immédiate selon le résultat de l'appel et programmation de la suite à donner : nouvelle relance, impression d'un courrier, envoi d'un fax). (voir le planning).

Documents
C’est un catalogue de documents-types (lettres, fax, descriptifs, devis, emails, fiches, etc.) réalisés avec le traitement de texte intégré, destinés à être personnalisés lors de leur impression ou envoi par fax ou email. Ces documents-types seront ensuite utilisés pour faire un envoi spécifique à un seul destinataire (lettre ou fax ou emails ponctuels) ou bien à plusieurs (mailings ou faxings ou emailings). Certaines de ces actions-types peuvent comporter des relances systématiques. Ce qui permet de créer des enchaînements automatiques d'actions, aussi détaillés que nécessaire pour, par exemple, réaliser de la prospection permanente, de la fidélisation. Dans ces lettres, fax-types et emails-types, vous pouvez réaliser des accords selon le genre du destinataire (par exemple, accord au féminin, même si dans les civilités vous avez Docteur ou Maître) ; mais aussi indiquer automatiquement la date du dernier appel téléphonique, de la dernière visite, de la prochaine visite, etc. Son utilisation n’est pas obligatoire.

Paragraphes
C’est un catalogue de paragraphes-types. Vous pouvez enregistrer autant de paragraphes-types que nécessaires, classés par famille comme introduction, réponse à l'objection prix, argumentaire délais, présentation de la société, formules de politesse, références régionales, signatures, etc. Sorte de super glossaire, ces paragraphes seront utilisés pour construire rapidement des lettres-types ou bien des lettres spécifiques,  des fax-type ou bien des fax spécifiques, des emails-type ou bien des emails spécifiques.

Pièces-jointes
Ce fichier permet de créer, d'enregistrer et de modifier un document généré par une autre application (Word, Excel, dessins, pages Web, documents scannés, pdf, etc.). Ou bien seulement de lier un document existant sur le disque dur ou sur le réseau. L'ouverture du document enregistré ou lié dans la fiche pièce-jointe, lance l'application originale. Cette application doit donc exister sur la machine de l'utilisateur de Pamo. Chaque fiche du fichier pièces-jointes possède plusieurs rubriques dont une permet l'enregistrement d'un nombre illimité de mots-clefs. Toutes ces rubriques sont utilisables pour faire des recherches (comme par exemple tous les contrats qui contiennent les mots-clefs X, Y, Z). Ces pièces-jointes sont liées à une société ou à un interlocuteur ou à une affaire ou indépendantes.

Emails
Un fichier pour les emails en partance (boite d’envoi) et un autre pour les emails reçus. (boite de réception). Les emails sont classés automatiquement dans les fiches des interlocuteurs destinataires ou expéditeurs. Si les fiches des expéditeurs des emails reçus n’existent pas dans la base, Pamo vous propose de les créer automatiquement.

Tous ces fichiers comportent des rubriques standard déjà paramétrées (descriptif technique sur demande). Les principaux fichiers possèdent, en plus, des rubriques très facilement paramétrables par vous. Ceci pour que vous puissiez encore mieux adapter Pamo à votre activité, à vos préoccupations et à l'utilisation que vous voulez en faire. Vous n'avez pas à créer les dessins vos fiches à l'écran. Pamo vous donne le choix entre différents dessins et formats de fiches. Chaque utilisateur d'un même Pamo peut choisir ses présentations de fiches selon le moniteur qu'il possède, mais aussi selon les tâches qu'il doit réaliser.

Pamo intègre de puissantes fonctions de gestion de fichiers.

Pamo possède  tous les outils nécessaires pour gérer efficacement et simplement vos données. Fonctions essentielles comme la création, la modification, la recherche, la suppression, le comptage, l'impression de listes, de fiches, d'étiquettes, de lettres, l'envoi de fax et d'emails. Mais aussi des fonctions très avancées, propres à Pamo :

	La présentation, la saisie où la mise à jour des informations coulent de source : dans une fiche, vous avez immédiatement accès à toutes les informations concernant cette fiche, même si ces informations se trouvent sur d'autres fichiers (par exemple, dans une fiche société, vous voyez tous les interlocuteurs de cette société ; d'un clic, vous modifiez ou créez une nouvelle affaire pour cette société ; d'un autre clic, vous créez un nouvel historique et envoyez un fax ou une lettre ou un email ; toujours d'un clic, vous transformez une relance faite en historique avec vos commentaires, etc.). Certains calculs de date se font automatiquement simplement en sélectionnant la ligne d'un menu déroulant (par exemple, la date d'une relance qui doit se faire dans trois semaines ; la date d'une affaire qui doit être signée dans 3 mois).
	Lorsque vous êtes dans une fiche, vous n'êtes pas obligé de la fermer pour en consulter ou en créer une autre. Vous le faites tout en gardant la première ouverte. La consultation simultanée de plusieurs fiches et/ou listes dans des fenêtres indépendantes est possible et le passage de l'une à l'autre se fait d'un clic.
	Pamo enregistre automatiquement les modifications faites aux principales fiches et les garde en mémoire. Par exemple, vous savez à quelle date un prospect est passé client ; à quelles dates une affaire est passée de froide à tiède, de tiède à chaude, de chaude à commande ; à quelle date une société a changé de raison sociale, de numéro de téléphone, etc. ; à quelle date tel interlocuteur à changé de fonction, de société, etc.
	Lorsque vous créez une nouvelle fiche société ou interlocuteur (ou bien lorsque vous la modifiez), Pamo vérifie automatiquement s'il existe déjà dans la base de données une ou des fiches qui ressemblent à celle que vous créez. Si tel est le cas, il vous présente, en consultation et modification, les doublons probables dans une nouvelle fenêtre.
	Les informations entrées dans une base de données doivent être retrouvées facilement et rapidement. C'est ce que permet Pamo : Facilement pour des recherches simples. Par exemple, il suffit de séparer les débuts de raisons sociales par des ";" pour trouver d'un seul coup les fiches de plusieurs sociétés. Tous les champs de tous les fichiers sont des critères utilisables pour effectuer des recherches (par exemple, une seule instruction permet de retrouver toutes les sociétés ou tous les interlocuteurs contactés tel jour ou telle période). Mais aussi facilement pour des recherches complexes afin d'obtenir des cibles homogènes. Par exemple, il suffit de sélectionner une ligne d'un menu déroulant pour obtenir la liste de toutes les sociétés avec des affaires en cours qui n'ont pas de relance prévue. Autre exemple, il suffit toujours de simplement sélectionner une ligne d'un menu déroulant pour obtenir la liste de toutes les sociétés qui n'ont pas été visitées depuis telle date, ou bien qui n'ont jamais été visitées. Enfin, vous pouvez écrire des formules de recherches encore plus puissantes et les sauvegarder pour les réutiliser chaque fois que nécessaire.
	Si vous souhaitez retrouver toutes les fiches ayant telles caractéristiques, les informations doivent être toujours enregistrées de façon identique. Pamo guide l'utilisateur pour qu'il saisisse rapidement et toujours de la même façon les données de certaines rubriques en lui présentant des "tables d'aide". La fiche ne sera pas enregistrée si l'utilisateur ne sélectionne pas une des données de la table d'aide.
	Mais surtout, Pamo possède une fonction de correction automatique des données enregistrées dans les "tables d'aide" et des données enregistrées dans le champ correspondant de chacune des fiches. Par exemple, pour le champ « activité », vous avez les données "Méca",  "Méca générale", "Mécanique gén" plus des données encore différentes provenant d'un fichier acheté et importé "Méca métaux prec", "Mec prec". D'un seul coup, Pamo mettra dans la "table d'aide" le terme choisi (par exemple "Mécanique") et supprimera tous les autres, et dans chacune des fiches,  "Mécanique"  remplacera les autres termes utilisés. Ainsi lorsque vous aurez besoin d'une liste de sociétés dont l'activité est "mécanique", vous serez sûr d'avoir une liste exhaustive.
	La présence de doublons est la préoccupation principale d'un administrateur de base de données. Outre les vérifications faites à la saisie des fiches (création et modification), Pamo offre de puissantes fonctions de dédoublonnage, que ce soit dans la recherche des groupes de doublons et dans leur traitement. Par exemple Pamo est capable de fusionner des fiches de sociétés en récupérant dans la fiche conservée les informations provenant des doublons qui seront supprimés, même traitement pour les interlocuteurs qui seraient également en double dans les sociétés.
	Pour tous les fichiers, les fiches sont présentées de deux façons. Soit en liste (sous forme d'un tableau, chaque ligne représente une fiche). Soit ouverte (une seule fiche dans la fenêtre). La présentation en liste est un véritable tableau de contrôle des fiches qui sont dans la liste. En effet, en pied de liste, un ensemble de menus déroulants donne accès à de nombreuses fonctions (voir une liste).
	Imprimer une lettre (un contrat, un formulaire), envoyer un fax, envoyer un email ? Hyper simple et sans sortir de Pamo ! Vous réaliserez tout ceci en cliquant seulement un bouton dans la fiche du destinataire et en choisissant un document-type dans le catalogue intégré de Pamo. La lettre sera envoyée sur votre imprimante, le fax sera envoyé directement sur le télécopieur du destinataire sans autre manipulation de répertoire, l’email sera envoyé au serveur de messagerie. Dans la foulée, cette action sera enregistrée dans l’historique de l’interlocuteur et le document archivé. Vous avez la même facilité pour faire un mailing par lettres, par fax et par emails.
	Pamo envoie (exporte) des informations : soit à d'autres Pamo, soit à d'autres logiciels. L'exportation vers d'autres logiciels se fait au format ASCII (ou texte) et vous sélectionnez vous-même les informations que vous souhaitez exporter.
	Pamo reçoit aussi (importe) des informations provenant soit d'autres Pamo, soit d'autres logiciels pour créer de nouvelles fiches. Il sait ventiler dans ses différents fichiers les informations venant d'autres logiciels, même si les dessins des fiches sont différents.
	Pamo sait aussi mettre à jour ses fiches avec des informations provenant d'autres logiciels. Par exemple, chaque mois mettre à jour le champ personnalisé "CA cumulé" de la fiche société avec les renseignements venant d'un logiciel de facturation.
	Lorsque vous êtes dans une fiche ouverte, vous pouvez imprimer cette fiche sans la fermer, simplement en cliquant un bouton "Imprimer la fiche" et choisir les informations imprimées. Par exemple seuls les historiques des 3 derniers mois, les seules affaires en cours, etc. Vous pouvez dessiner un nombre illimité de "formats d'impression".
	Chaque fiche de chaque fichier comporte automatiquement : la date de création de la fiche, la date de la dernière modification et aussi les initiales de la dernière personne qui a modifié la fiche. En plus des champs standard et des champs paramétrables par l'utilisateur, chaque fiche possède une ou deux zones de notes de 32.000 caractères. Vous pouvez aussi dater automatiquement l'enregistrement d'informations et les informations les plus récentes apparaissent au début de la zone.